注:本文中的 GTD 指 Getting Things Done® Methodology,是 David Allen 发明的一种提高工作效率的方法论。本文与 David Allen 及其 Getting Things Done® Methodology 并无任何利益相关,内容仅代表个人观点,不一定适合其他人。

我觉得最能反映当代城市人群焦虑的两个词要算是「拖延症」和「时间管理」了,从我工作以来,这两个词就不绝于耳。

对于「拖延症」,包括我自己也曾自认是拖延症「患者」,在自己效率提升之后,甚至还打算出一个完整的「告别拖延症」的教程,但因为时间关系和自己对这个问题的看法渐渐发生了变化,最终这个教程没有能够完成,但前两期躺在我的「海龙一声吼」这个播客上。我之所以在前面的「拖延症」和「患者」两个词上都加上引号,其实也想顺便澄清一下,虽然叫做「症」,但这个「症」并不是一种真正的疾病,只是大家对拖延行为的一种略带自嘲的谐谑说法,有点像「懒癌」当中的「癌」字,其实世界上并没有这样一种病,我们拖延不意味着我们是病人。

对于「时间管理」这个词首先我同意李笑来老师的说法「时间不可管理」,至少在物理的宏观层面我认可这个说法,因为它总在一分一秒地自然流逝,不以任何人的意志为转移。但我相信大多数用这个词的人应该想表达的意思是怎么样更高效地利用时间,或者怎么样做「任务管理」然后以提高效率。所以,在我们都用这种方式理解的前提下,我也会经常使用「时间管理」这个词。

在众多「时间管理」工具(或方法)中最有名的就是 David Allen 发明的 GTD 工作法。为了阐释这种工作法,David Allen 最初整整写了一本书(后来又出过几本,但核心理念没有太大的变化)。在我看来如果没有认真完整的读完这本书的话,很难说已经掌握了这种工作法。我们能在坊间看到很多人在买了像 Omnifocus 这种工具之后觉得完全用不起来,究其原因,很多都是因为完全不知道 GTD 是什么,或者觉得它只是一个待办事项列表。

说到这里,有些朋友可能会问,一种工作方法或者工作流程真的有必要用一本书去写吗?我真的有必要去读一本书去学习如何做自己的工作吗?

对于第一个问题,我的答案是,对于 GTD 这么复杂的工作法来说,用一本书去说明并不过分。因为 GTD 工作法是给复杂任务设计的,注意这里说得是真正的复杂任务,比如我们计划要申请去美国读研究生,与此同时我还需要在大学上课、参加学生会活动、参加社团活动、实习、甚至创业。在我们同时做这些事情的时候,该如何让自己要做的事情有条不紊,不遗漏重大事项,还能够高效完成,这些才是 GTD 真正要解决的问题。

有了上面这一段话,其实第二个问题的答案也就有了,如果你的工作生活没有这么复杂,所有要做的事情随手写个便签或者用手机自带的提醒事项和日历就可以记住,甚至只靠大脑就能记住,那么完全没有必要学习 GTD 工作法。另一个极端是,如果你有个得力的助理或秘书能把这一切替你都安排好,那么可能你也没有必要学习 GTD 工作法。这也解释了坊间的另一种现象,觉得用了 GTD 软件之后,事情反而变得更复杂了,效率反而更低了。其实原因就是杀鸡用了牛刀。

那么对于那些有复杂任务的人来说,GTD 是否一定能提高效率的呢?这个问题的答案取决于你之前的低效是怎么造成的。

如果在你接触 GTD 之前,自己没有一套完善高效地管理复杂事务的方法,也就是说,你的低效是因为对复杂问题分解和管理不足造成的,那么 GTD 是一个比较好的管理复杂任务的方法,使用它多半能提升效率。因为大部分工作中遇到的复杂任务其实都支持还原论方式的拆解,即可以把大任务不断拆解,直到变成你自己可以轻松完成的小任务的组合,当你完成所有小任务时,大任务也就自动完成了。而 GTD 用来管理这种类型的任务非常合适。

反过来说,如果你在接触 GTD 之前有一套自己的管理复杂事务的方法,并且拆分下来的子任务也是你能力所及,那么你的低效很有可能是因为你不愿意开始做事造成的。对于这种情况,尽管 GTD 设计了一些机制来设法让你更快地开始做事,但无法彻底解决这个问题,效率的提升也就有限。

说到这里,我们可以结合「拖延症」来看一下了。其实造成大部分人拖延的原因无非也就是对上面对应的两种。第一种是任务太复杂,自己能力无法胜任或者难以胜任,对于这种情况,把任务做拆解也许可以解决,如果你的拖延是这种类型,那么我觉得 GTD 是一个有效的解决方法。而第二种原因是就是自己不愿意开始做事,对于这种拖延类型,我觉得 GTD 很难产生什么效果。

当然就效率低下而言,还有一种情况是,自己效率本身不低,但误以为效率低下。我自己就属于这种情况,一直觉得自己做事太慢,无法达到自己的要求,后来回头看自己做过的事发现比大多数人都多,都快。我一直以为自己拖延,后来发现自己所谓的拖延都比很多人效率要高。明白这一点之后,我心情轻松了许多,焦虑减轻许多,这时,你会发现「拖延症」也早就不翼而飞了。

还有人说,从小习惯好的人不用什么 GTD 也可以按时完成任务。这个观点我同意,因为对于这种人按时完成任务并不难,但是,其实我们要的不只是按时完成任务,而是最高效完成任务。试想如果我们仅仅满足于在截止日期前提交任务,我们又哪有时间写博客、录播客、写小说、写歌词呢?

郝海龙
2017 年 5 月 22 日