2.4协调
团队各个成员间的需要协调,每个成员完成的各部分任务也需要的协调,这是团队合作与单打独斗的一个重要区别。
团队成员间如果协调的不好,就有可能在合作过程中相互掣肘,使得合作效率低下,甚至失去合作的意义。如果各个部分的内容相互有冲突,那么最终看到合作成果以后,自己都会忍不住笑出声来,而且以苦笑居多。因此,除非合作的目的就是为了把整个事情搞糟(这种情况虽不常见,但是也有),一般来说协调是保证合作的效率、合作成果的完整性和统一性的重要前提。
协调的方式一般来说就是开会。只是这里的开会需要做一个广义的理解,并不一定团队的每个成员都要进行面对面的交谈,如果我们不懂得在网上也可就一些问题进行探讨的话,那我们就太对不起这个时代了(本章的附录中将会介绍几种合作常用的软件以及网上合作的常用方法)。
事实上,前面提过的主题的确定,任务的划分和组员的分配都是需要通过开会来进行的,这也就是合作最开始的协调工作。如果在一开始每个成员能对主题有一个明确的认识,那么就可以大大减少分工后各个部分间出现冲突的情况。在合作进行的过程中也要不时的开会、交流,一则确定每个人的进度,以及总体的进度,二则及时处理一些大家共同面对的问题,三则从合作的过程中检验最初分工的合理性,如果出现不合理的地方要适时调整。举个很简单的例子,本来觉的搜集资料可能是非常简单的事情,于是一开始把大量的资料搜集工作分配给某一个人,但是在合作过程中发现一些资料非常难以获取,这时可能就要分配更多的人到资料搜集的任务中了。
当然,以我个人的经验,资料搜集的任务最好由大家一起来完成。这有以下几点好处:第一,根据所搜集资料可以判断各个组员分别对哪一类资料比较敏感,这对后来分工会有好处;第二,既然是大家一起来完成,那么每个人搜集好资料后,就要把自己的资料拿来和大家一起分享,这个过程既可以锻炼每个人的交流能力,又可以使团成员互相适应各自的交流方式;第三,也是上一段提到的,对前期资料的一个共同的理解和认识有助于组员对整个合作项目的主题的把握,可以尽可能的降低各个分任务之间产生冲突的概率(除非任务特别简单,一般来说概率不会降为0)。
一般来说,团队开会的频率在前期和后期会比较多一些。原因显而易见,一开始的时候除了上面所说的三件事情要开会决定以外,团队成员间还需要相互熟悉,相互磨合;最后的时候每个人的分任务已经完成,要通过开会交流来消除各部分间的冲突。
在合作的中期,开会的频率一般和碰到的问题多少以及难以程度有一个正相关关系。需要注意的是,团队成员间的交流并不能仅仅局限于整个团队的会议,如果两个人负责分任务相互联系更为紧密,那么这两个人可能需要在私下进行更多的交流。
开会的时候做好会议记录。我们每个人在讨论的时候都容易让感情支配自己的理智,有时候自己的方法、观点并不合理,却会不自觉的为自己的想法辩护,如果有了会议记录,就可以在一个相对平静的环境中,重新审视自己的和对方的观点,这有助于达成一致,并且很多情况下还可以产生很多新的想法。做会议记录有一般由两种方式,第一种是由专人负责记录,另一种是每个人都做笔记。前者的优点是,与会的成员拿到的会议记录体现出了作为第三者的记录人的对讨论内容的描述,有助于更加客观的理解各自的观点;后者的优点是,可以体现出每个人通过不同视角对讨论内容的看法,所记的会议记录也更符合各自的阅读和思考习惯。
下一小节将通过案例的形式来具体阐述分工和协调的问题。
(未完待续)