走出时间记录的盲区

时间分类及习惯养成

本文于 2020 年 5 月 6 日首发于少数派。
原文地址:https://sspai.com/post/60310

也许你并不自知,但不管是学生还是职业人士,「时间记录」是我们当代人绕不开的一个主题。哪怕你没有主动记录时间的习惯,你的时间也一定有一个(粗糙的)记录:学校的校历、课程表,人力资源部门的打卡记录、出勤统计表都可以看作是时间记录的一种形式。

近些年随着柳比歇夫时间统计法的流行,很多人意识到了主动记录时间的好处。比如,如果能够了解自己做完一件事情所需的时间,就可以对未来做类似事情的时间有更准确的预估;如果能够追踪自己一天的时间究竟花在什么地方,也可以有针对性地分配时间,减少不必要的浪费,对习惯养成也大有助益。

作为一名出国考试培训师,我经常提供一些按时计费的英语学习咨询,因此,记录时间本身是我的职业要求。于是,从大约十年前开始,我就试图开始记录自己的时间,也购买过各种时间记录的软件(有些软件都停止维护了),但几乎每一次都以失败告终,最长也不过连续记录了一个月而已。我猜不少做过时间记录的朋友也有类似的经历。

可是,哪怕用最原始的纸笔,时间记录也不能算是一件复杂的事,那么究竟是什么让我们坚持不下去呢?

根据我的经验和听到的故事,通常在记录时间时,我们会忽视两个问题:

  1. 如何为自己的时间分类?
  2. 怎样才能更快地养成时间记录的习惯?

意识到这两个问题之后,从去年八月份再次开始记录时间,经过一番努力的调整,到现在已经连续记录了八个月,如果不出意外的话,应该可以持续记录下去。

接下来,我会分别谈到这两个问题及我自己的解决方案,在之后也会分享一些自己用来做时间记录的工具,希望能够帮助有同样问题的朋友。

1. 如何为自己的时间分类?

对于只是想简单记录做事时间的朋友,其实并没有时间分类的问题。你只需要记下你每件事花费的时间即可,典型的条目如下:

  • 8:00-8:30 起床洗漱
  • 8:30-10:30 阅读 Past Tense by Lee Child 两章
  • 10:30-10:45 休息
  • 10:45-11:03 与 Yolanda 交流猫咪驱虫药品牌选择
  • ……

虽然琐碎,但这种方式其实自有其好处。你每次记下一笔,就强迫自己对所做的事情做了一次回顾(哪怕是非常轻微的回顾),这有助于加深你对事情的印象。也许当时觉察不到,但多日之后,你可能突然发现自己的记忆力有了明显的提升。

不过,更多的人不满足于这种简单琐碎的记录方式。我们可能会希望把自己的时间按照工作、娱乐等维度分类,希望可以通过这些数据做更多的自我量化分析。

这种分类其实也是很多时间记录软件的主打功能。有了分类之后,我们使用软件记录自己的时间也会更加方便,毕竟有些任务会反复出现,只要开始这个任务,大部分软件都能自动把它归入预先设好的类别。

但现实情况是,很多人在开始记录之前,对自己时间的分类并没有细致地思考。这主要有两个原因。

首先,很多人第一次接触到时间记录的概念是通过一些介绍时间记录方法或软件的文章。这些文章中往往会有作者自己的时间分类法,读者难免觉得,与其自己思考分类,不如直接拿来用。

但实际上,每个人的时间使用情况会有很大差异。就拿看电影这件事来说,如果你看电影的频率很低,比如每周看一部,那么你大可以把看电影当作是「娱乐」这个大分类中的一项。但也有的人每天看一部电影,那么对他来说把「看电影」单独分为一大类可能更适合一些。此外,如果你是影视工作人员,比如编剧或导演,看电影对你来说可能并不是「娱乐」,而是「工作」,那么放入「娱乐」这一类似乎也不太适合。

因此,直接用他人的时间分类法,看似容易,却无形中给自己之后的时间记录预设了很多困难和模糊地带,对于刚开始记录时间的人来说,这些不便足以让你放弃。

我们不仔细考虑时间分类的第二个原因是,觉得这事太简单了,一种典型的想法是:「我做的时候就自然知道应该是哪一类,等我需要一个新的分类时,再新建一个就好。」

如果你真能做到「做的时候自然就知道是哪一类」,那么这种「遇到新分类,建立新分类」的方式似乎是最无痛的起步方法。

但实际情况是,很多时候我们会拿不准某项事务属于哪一类。更多的时候,我们在建新分类时,会和其他分类产生重叠,如果不预先设立冲突解决机制,你的时间记录会非常凌乱。不知有多少人看着自己乱七八糟的时间记录,自叹一句「人生本该如此多彩」,然后放弃记录。1

上述两种情况我自己都曾遭遇。在去年准备再次开始记录时间时,我首先思考的就是如何为自己时间分类?就我的经验来说,解决这个问题,至少需要三步,我们分别来看。

Step 1: 找到基本的分类框架

不管对什么进行分类,我们通常追求的最好效果是:类别之间互补且互斥。互补意味着所有类别加起来必须能够涵盖所有的事务,互斥意味着当我把自己的某项事务分到 A 类时,自然就不属于 B 类。但要找到一个合理的分类方式并不容易,我阅读并综合了网上很多人的时间分类法,总觉得还是有些欠缺。

这时我突然想起,科学研究当中最重要的步骤之一不就是分类吗?2如果有追踪并记录人类时间使用情况的研究,那么这种文献当中一定有非常科学的时间分类方式。

于是,我马上开始在网上寻找相关的资料,结果在 Literary Review 上发现了一篇文章(Where Does It All Go? by Helen Pearson),里面讲到 BBC 为了更好地安排他们的广播和视频节目,曾经对英国人使用时间的情况做了一些采集,最新的一次采集完成于 2015 年,针对这些数据,一些学者做了相关的分析。在其中一个分析当中,作者把时间使用情况分成了九种不同的类别,原文为英文,我试译如下:

  1. 带薪工作及教育;
  2. 无偿的烹饪工作、清洁工作及DIY;
  3. 外出休闲及娱乐;
  4. 锻炼;
  5. 电视、音频节目及阅读;
  6. 居家休闲;
  7. 购物;
  8. 照顾孩子;
  9. 睡觉、个人护理及吃饭。

看到这个之后,我如获至宝,这是一个针对每个人一天二十四小时使用状况的科学分析,自然会尽可能把分类做到互补且互斥。

事实上,当我仔细看过这九种分类之后,发现确实可以概括大部分当今人类的时间使用方式。因此,这个分类方式可以用作是我们时间分类的基础。

Step 2: 个性化调整分类

有了上述这个大而全的分类之后,第二步要做的是针对自己的实际情况,做个性化调整。

首先,对照自己的实际情况,增删类别。例如,我没有孩子,也不需要帮别人照顾孩子,所以可以删掉第八类;但我有一只猫,所以可能需要加上类似「照顾猫咪」这种条目。

其次,我们要结合时代特征对条目做一些调整。比如,现在很多人已经不看电视了,可以把上面的电视换成视频节目等。

其三,对一些自己比较看重的条目做进一步的拆分和细化,同时合并自己没有那么看重的条目。比如,工作和教育其实可以分开,工作本身也可以针对不同的项目再做进一步拆分。拆分出来的类别可以单独算做一个大类,也可以作为某些大类的子分类。反之,而像清洁、烹饪、DIY 等无偿工作大都可以合并为一类——家务。

经过这种调整,基本上可以得到一个能够涵盖你所有时间并且足够个性化的分类了。它可能长这个样子:

  1. 工作(General)
  2. 工作:春季 GRE 课程
  3. 工作:少数派连载文章
  4. 写作(General)
  5. 写作:长篇小说《本性难移》
  6. 学习(General)
  7. 学习:英语学习
  8. 家务
  9. 外出休闲及娱乐
  10. 居家休闲
  11. 运动
  12. 阅读
  13. 影音游戏(包括电影、电视剧、音乐、播客节目、游戏等)
  14. 外出购物
  15. 照顾猫咪
  16. 个人护理及吃饭
  17. 睡觉
  18. ……

大部分时间记录工具除了类别之外,可以针对你自己做的事情单独写一条描述,比如我正在做的事情叫「写《走出时间记录的盲区》」,放到「写作」这个类别下。

Figure 1. 写《走出时间记录的盲区》
Figure 1. 写《走出时间记录的盲区》

Step 3: 设计冲突解决机制

在有了这个为自己量身定制的时间分类之后,依然可能存在不知道一个任务该放入哪个类别的情况,通常是因为类别不能完全做到互斥。这时,需要设计一些冲突解决机制。比如,可以按优先级了来排列这些类别,属于前面类别的就不放入后面类别;如果没有可选的类别,可以考虑放入「其他」,或新建类别。

我的做法是,如果能够放入更具体的类别,就不放入更抽象的类别。比如我现在读 Reasons and Persons by Derek Parfit 这本书,似乎既可以放入「学习」,又可以放入「阅读」。这种情况下,我会把它放入「阅读」这个类别。

这样做还有另一个好处。有时候为了便于管理和追踪任务细节,我们需要把某个大分类下面的任务单独变为一个分类。比如,写一部长篇小说自然可以放在「写作(General)」这个分类下,但长篇小说体量很大,针对一部长篇小说可能还有各种细分的任务(比如修改、调研等),所以单独列为一个大分类更好一些,上面的「5. 写作:长篇小说《本性难移》」就是这样的例子。根据前面我的规则,如果我正在写这篇小说的某个章节,我会直接列入「写作:长篇小说《本性难移》」这一类,而不是「写作(General)」。

此外,时间记录工具通常还有标签功能。标签功能的特点之一就是「不互斥」,因此可以考虑通过打标签的方式来补充分类的不足,比如,无论是「4. 写作(General)」中的事务,还是「5. 写作:长篇小说《2048》」中的事务,都会被我打上「写作」的标签。

2. 怎样才能更快地养成时间记录的习惯?

绝大多数具有「简单重复」特点的事,都需要养成一个习惯才有可能持续,因为通常来说「简单重复=枯燥」,时间记录也是如此。

我们也知道要养成一个习惯并不容易,虽然坊间有传言说 21 天就能养成一个习惯,但实际上,这种说法没有任何的科学依据。养成习惯的时间因人而异,也因任务难度而异,平均来说 21 天是个被低估的数值。3

鉴于这种难度,大部分习惯养成类书籍建议培养习惯要循序渐进,切忌贪多,每段时间养成一个习惯就好。

可能是因为对「循序渐进」四个字的理解不同,很多人(包括我自己)在「时间记录」这个习惯的养成上面会进一步简化。比如有一种做法是:先保证记录某一项事务的时间,等持续一段时间之后逐步添加新的事务。

在我看来,这种看似极简的起步方式,在实践中反而难以坚持。一方面是因为要记录的事务太少,真正需要开始记的时候,已经忘了时间记录这件事了;另一方面也是人类惰性使然,如果只有一件事需要记,那么很多时候就干脆不记了。也很难补记,因为等想起来的时候,事情可能已经过去一段时间了。

于是,在我去年重新开始记录时间时,我决定采用「反行术」:反其道而行之。在一开始,我事无巨细,尽可能记录所有类别的时间。这样的话做任何事情之前,我都需要首先开始记录时间,在任何两件事情切换的时刻,都会有被时间记录软件「卡一下」的感觉。这种卡一下的感觉一天经历很多次,持续一段时间(我大概一个月)之后,忘记记录时间的情况就越来越少了。偶然遗漏某项事务,也可以通过其他时间记录来推测出这项事务所花时间,补记起来也非常方便。

回首我去年八九月份的时间周报,每周被记录的时间都在 160 小时以上,这几乎追踪到了我所有的时间(每周总共有 168 个小时)。

彻底养成这种习惯之后,就可以逐步剔除一些对自己而言没有那么重要的时间记录了。比如睡觉、洗漱这些时间对我来说相对固定,我也不太想做调整,所以逐渐剔除出了我的时间记录事项列表。

目前我每周记录的时间大约在 80 到 100 个小时之间,需要记录的事情会下意识拿起手机开始计时,已经基本进入一个自动化的状态。

在此期间一只猫走进了我的生活,打乱了我的时间记录节奏。于是我再次开始事无巨细地记录时间,事实证明,我的这种时间记录习惯,有很强大的恢复力(Resilience),大约一两周之后,我的时间记录就再次恢复正常。

Figure 2. 一盆猫
Figure 2. 一盆猫

3. 工具的选择

在尝试过不少工具之后,目前看来最符合我个人工作流程的记录工具是 Toggl,但同时配合了其他一些软件,具体来说涉及到以下几种:

  1. Toggl
  2. Timery for Toggl
  3. Shortcuts
  4. LaunchCuts

Toggl 的免费版即可满足我的需求,其中我会用到项目(Project)、描述(Description)、标签(Tag)等几个时间记录的维度。其中「项目」对应上面讲到的大分类,比如,我会有「写作」「阅读」「影音游戏」等项目;「描述」一项来对应具体的任务,比如「修改《走出时间记录的盲区》」,这项任务在「写作」这一大类下;标签使用相对灵活随意一些,觉得应该是那一小类,就会新建个标签,比如,「阅读《雾行者》」这种任务,我会添加「小说」「文学」「虚构」这样的标签。

Timery 可以认为是 Toggl 的 iOS / iPadOS 客户端,事实上我是先看到 Timery 这个客户端才开始使用 Toggl 的。这个客户端比官方客户端操作更为简便,也可以保存常用的条目(Timer),比如「吃饭」「外出购物」「日记」等等。

有一天,我在著名的科技博客 MacSparky 看到一个时间追踪小玩意 Timeular,大受启发,觉得这种工具可以极大提高自己记录时间的仪式感,但 Timeular 这种东西对我来说略微有些不够用,而且价格感人。于是,我通过手里已有的工具,琢磨出一种类似的记录时间的办法,即使用 Shortcuts。

通过添加到桌面的方式,我把 iPad 的和手机的第二屏全部放成了 Shortcuts,这些 Shortcuts 唯一的作用就是启动某个计时器,开始记某个条目的时间。比如我点了「写日记」这个图标后,Timery 会自动帮我开启「日记」这个条目(Timer),开始计时;写完日记之后,我再点一下「处理电子邮件」这个图标,Timery 就会自动启动「处理电子邮件」这个条目(Timer),开始计时。

后来有了 LaunchCuts 这个软件,可以很方便地对 Shortcuts 进行分类之后,我又对手机桌面做了一些清理,现在主要是用 LaunchCuts 来启动不同的 Timer 了。当然,Timery 本身的今日视图 Widgets 功能,对于轻度用户来说应该也够用了。

Figure 5. LaunchCuts
Figure 5. LaunchCuts

此外,对于不想订阅 Timery 的朋友来说,也可以尝试直接使用 Shortcuts 来控制 Toggl,设置起来可能略微麻烦,但设置好之后再使用就不复杂了。


自从工业革命以来,效率逐渐成为了我们工作、学习、生活的核心。于是,在做一件事情时,除了目标最终完成的效果和程度,时间也是很重要的考量。

在学校学习时,我们需要的并不仅仅是把一个东西学会学好,而是要在规定的时间内完成学习任务。在工作中,任何一个项目开始之前都会有时间上的预估,执行过程当中,除了任务完成质量之外,时间恐怕是最重要的追踪指标。

这篇文章中,我讲了自己在主动记录时间方面的一些心得,如果你也曾打算追踪自己的时间,但却因为文章中说到的这些问题而放弃,希望本文能够给你带来新的启发。

  1. 与其这样,还不如回归那种不做分类、只记录事情的时间记录方式。

  2. 毕竟,科学的「科」其实就是「分类」的意思。

  3. 一些书籍也给出了习惯形成需要的一些要素,比如在《习惯的力量》一书中描述的一个习惯的回路是:Cue(信号)→ Routine(惯常行为) → Reward(奖赏),然后在回到 Cue(信号)。如有需求可以参考这些书籍,但这并不是本文重点。

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